CRM-Workflow-Automatisierung mit KI-Lead-Scoring, vom ersten Lead bis zur bezahlten Rechnung
CRM-Workflow-Automatisierung verbindet Ihre Vertriebspipeline mit dem Betrieb dahinter, sodass Leads, Angebote, Freigaben und Rechnungen auf Basis von Regeln statt per Tabellenkalkulation und E-Mail-Ketten bewegt werden – mit KI-gestütztem Lead-Scoring und Gesprächszusammenfassungen. Netbase baut dies für Vertriebs- und Betriebsteams in wachsenden Unternehmen, ausgehend von seiner CRM- und B2B-Sales-Engine sowie dem Workflow-Automatisierungs-Toolkit, auf der Grundlage hinter Cloodo Workspace.
Diese Lösung für Ihren Workflow prüfen Relevante Arbeiten ansehenGeprüft von David (CEO) · Aktualisiert 17 Sep 2026
Was die Lösung ist – und wo sie endet
CRM-Workflow-Automatisierung ist eine Vertriebs- und Betriebslösung, die Vertriebsleitern, Betriebsleitern und Finanzteams hilft, den gesamten kommerziellen Zyklus als einen Prozess zu führen. Ein einfaches CRM erfasst Deals. Diese Lösung handelt auch: Sie weist den nächsten Schritt zu, erstellt das Angebot aus freigegebenem Inhalt, bittet den richtigen Manager, einen Rabatt zu genehmigen, öffnet das Projekt oder den Auftrag, wenn der Deal gewonnen ist, und startet die Rechnung, wenn die Arbeit erledigt ist.
Sie endet dort, wo Spezialsysteme die Arbeit gut erledigen: Gesetzliche Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und E-Signatur bleiben in den Tools, denen Sie vertrauen. Für Projekte, Finanzen und HR auf denselben Daten erweitert die Cloud-ERP in der gleichen Enterprise-Betrieb-Familie diese Lösung.
Wo der kommerzielle Zyklus verliert
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Leads kommen per Formular, E-Mail und Telefon und warten darauf, dass jemand sie bemerkt
Jeder Lead wird erfasst, bewertet und nach Ihren Regeln zugewiesen
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Angebote werden aus alten Dokumenten neu erstellt
Angebote aus freigegebenen Vorlagen, Preisen und Konditionen zusammengestellt
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Rabatte und Vertragsänderungen werden per Chat genehmigt – wenn überhaupt
Genehmigungsflüsse leiten jede Ausnahme an die richtige Person weiter, mit Aufzeichnung
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Gewonnene Deals werden per E-Mail an die Lieferung übergeben
Ein gewonnener Deal öffnet das Projekt oder den Auftrag mit Umfang und Kontakten
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Rechnungen werden am Monatsende aus Tabellen erstellt
Rechnungen ausgelöst durch Meilensteine, Lieferung oder Vertragsdaten
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Manager fragen nach Pipeline-Berichten und erhalten sie zu spät
Live-Dashboards zu Pipeline, Win-Rate, Zykluszeit und Abrechnung
Wie der Workflow läuft
Der Workflow Schritt für Schritt:
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Erfassen
Webformulare, E-Mail, Chat und Importe erstellen Leads in einer Pipeline; Duplikate werden zusammengeführt.
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Qualifizieren und zuweisen
Regeln bewerten jeden Lead und weisen einen Verantwortlichen nach Gebiet, Produkt oder Auslastung zu – mit Folgeaufgabe und Erinnerung.
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Anbieten
Der Verantwortliche erstellt ein Angebot aus freigegebenen Vorlagen, Preislisten und Konditionen; das System verfolgt Versionen und Kundenaufrufe.
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Genehmigen
Rabatte, nicht standardmäßige Konditionen und große Deals durchlaufen Genehmigungsschritte mit Fristen und Eskalation, wenn niemand antwortet.
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Gewinnen und übergeben
Ein unterzeichneter Deal öffnet das Projekt, den Auftrag oder die Onboarding-Checkliste, und die Lieferung sieht die vollständige Vertriebshistorie.
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Fakturieren
Meilensteine, Lieferbestätigungen oder Vertragsdaten lösen Rechnungen aus, die mit der Buchhaltung synchronisiert werden; überfällige Zahlungen lösen Erinnerungen aus.
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Messen
Dashboards zeigen Pipeline-Wert, Konversion nach Phase, Genehmigungszeiten, Zykluszeit und Abrechnung – aus denselben Datensätzen.
Fähigkeitsmodule
Formulare, E-Mail, Chat, Importe → Erstellt und dedupliziert Leads → Eine saubere Pipeline
Lead-Daten, Gebiets- und Auslastungsregeln → Bewertet und leitet jeden Lead weiter → Zugewiesene Leads mit nächsten Schritten
Deals und Phasen → Verfolgt Fortschritt mit Drag-and-Drop-Phasen → Sichtbare, aktuelle Pipeline
Vorlagen, Preise, Konditionen → Stellt Dokumente zusammen und versioniert sie → Kundenfertige Angebote
Ausnahmen und Schwellenwerte → Leitet weiter, eskaliert und zeichnet Entscheidungen auf → Prüfbare Genehmigungen
Gewonnene Deals → Öffnet Projekte, Aufträge oder Onboarding → Lieferung ohne erneute Dateneingabe gestartet
Meilensteine, Liefer- und Vertragsdaten → Erstellt Rechnungen und Erinnerungen → Schnellere Abrechnung und Einziehung
Workflow-Ereignisse und Fristen → Benachrichtigt Verantwortliche und verfolgt Reaktionszeiten → Nichts wartet unbemerkt
Jede Änderung → Aggregiert und protokolliert → Berichte und Änderungshistorie
Aus der Netbase-Bibliothek produktisierter Module erledigen die CRM- und B2B-Sales-Engine und das Workflow-Automatisierungs-Toolkit den Großteil der Arbeit, und der KI-Chatbot und WorkChat-Integrator fügt Chat-Erfassung und Übergabe hinzu. Die Wiederverwendung produktisierter Module kann die Entwicklungszeit um bis zu 60% reduzieren, je nachdem wie viel Ihres Prozesses sie abdecken.
KI, die Verkäufer unterstützt, ohne die Entscheidung zu treffen
Cloodo, dessen Grundlage diese Lösung teilt, enthält bereits KI-Module neben dem CRM, sodass KI auf denselben Datensätzen wie die Regeln arbeitet.
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Lead-Scoring
Eignung und Absicht aus Formulardaten, Verhalten und vergangenen Wins bewertet – mit den Gründen, die dem Verantwortlichen angezeigt werden.
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E-Mail- und Gesprächszusammenfassungen
Gespräche werden auf dem Deal zusammengefasst, mit Aktionspunkten als Entwurfsaufgaben.
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Nächste beste Aktion
Vorgeschlagene Folgeaktionen, Inhalte oder Angebote für jeden ins Stocken geratenen Deal.
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Chat- und Support-Agenten
Website- und WorkChat-Fragen aus freigegebenem Inhalt beantwortet, mit Lead-Erfassung und Übergabe an eine Person.
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Angebotserstellung
Erste Entwürfe aus freigegebenen Vorlagen und vergangenen erfolgreichen Angeboten zusammengestellt, zur Bearbeitung durch den Verantwortlichen.
Scores und Vorschläge informieren Menschen; Genehmigungen, Preise und alles, was an einen Kunden gesendet wird, bleibt bei Ihrem Team – und Modelle werden projektweise unter Ihren Datenbedingungen ausgewählt.
KI in dieser Lösung
Wo KI bereits in ausgelieferter Arbeit läuft und wo sie als Wachstumsfähigkeit angeboten wird.
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Ausgeliefert im Commerce: Empfehlungs-Engine
Gebaut für den Online-Druckshop von 4over4, nicht für ein CRM.
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Wachstumsfähigkeit: KI-Lead-Scoring, Gesprächszusammenfassungen und Vertriebsagenten
Machine Learning, NLP und generative KI, die Netbase anbietet; noch nicht mit einem veröffentlichten CRM-Fall verknüpft.
Integrationen, Daten, Sicherheit und Bereitstellung
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Integrationen
Typische Verbindungen sind E-Mail und Kalender, Website-Formulare, Chat- und Messaging-Kanäle, E-Signatur, Buchhaltungs- und Zahlungstools, Commerce-Plattformen und alle ERP- oder Projektsysteme, die Sie behalten. Integrationen verwenden dokumentierte APIs, sodass jede geändert werden kann, ohne den Rest neu aufzubauen. Die Entwicklung dieser Verbindungen ist Teil unseres ERP- und CRM-Entwicklungs-Services.
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Datengrenze
Kunden-, Deal- und Preisdaten bleiben in Ihrem eigenen Arbeitsbereich. Rollen entscheiden, welche Teams Margen, Verträge oder personenbezogene Daten sehen, und jeder Integrationsvertrag definiert, welche Felder das System verlassen.
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Sicherheit
Von Grund auf mit den Rollen konzipiert, nicht nachträglich hinzugefügt: sicheres Code-Review, TLS bei der Übertragung und AES im Ruhezustand, MFA für Admin-Dashboards, Schwachstellenscanning und Disaster Recovery – auf Anfrage mit NDAs, DPAs und SLAs.
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Bereitstellung
Die Lösung läuft als Cloud-Service oder in einem Cloud-Konto, das Sie kontrollieren, und ist über den Browser auf Desktop und Mobilgerät erreichbar. Ihre Service-Schicht läuft auf den Backend-Plattformen, die Netbase in seinen eigenen Produkten verwendet.
Implementierungsphasen, Rollen und Support
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Prozessüberprüfung
Einen echten Deal von der ersten Kontaktaufnahme bis zur bezahlten Rechnung durchgehen, die Übergaben zählen und die Metriken vereinbaren: Reaktionszeit, Zykluszeit, Genehmigungszeit und Tage bis zur Rechnung.
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Blueprint
Phasen, Regeln, Genehmigungsschwellen, Vorlagen und Integrationen definieren und festlegen, welche Schritte zuerst automatisiert werden.
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Aufbauen
Die Module zusammenstellen, die Regeln schreiben und die Systeme verbinden – in Schritten, die Ihr Team testen kann.
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Migrieren und Pilotieren
Offene Deals und Kontakte migrieren, dann ein Team oder eine Produktlinie im neuen Ablauf betreiben.
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Einführen und Schulen
Auf alle Teams ausweiten, mit kurzen Schulungen pro Rolle und Admin-Leitfäden.
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Support und Verbesserung
Regeln aus Dashboard-Daten anpassen und die nächste Ausnahme automatisieren.
Die Lieferung ist schlank und agil: Das Pilotteam ist das kleinste Release, das den Ablauf beweist, Sprints enden in einem wöchentlichen Review mit den Personen, die verkaufen, und das Team arbeitet Remote-First aus Hanoi auf Englisch. Integrationen sind API-first, und die Pipeline funktioniert in einem mobilen Browser für Verkäufer unterwegs. Ein typisches Team besteht aus einem Business Analyst und einem Solution Architect, Entwicklern, QA und einem Projektmanager. Zeitliche Treiber sind die Anzahl der Pipelines und Genehmigungspfade, die Qualität vorhandener Kontaktdaten und die zu integrierenden Systeme.
Prozessarbeit reicht oft über den Vertrieb hinaus: Siehe unseren Leitfaden zur digitalen Transformations-Roadmap, Business-Process-Transformation und Digital-Workplace-Automatisierung.
Konfiguration, Anpassung, IP und Abhängigkeit
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Von Ihren Admins konfiguriert
Phasen, Scoring- und Zuweisungsregeln, Vorlagen, Preislisten, Genehmigungsschwellen, Benachrichtigungen und Dashboards.
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Von Netbase angepasst
Genehmigungslogik spezifisch für Ihr Unternehmen, Übergabe an Ihre Liefer- oder Auftragssysteme, Integrationen und Branchenfelder.
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Eigentümerschaft
Sie besitzen das geistige Eigentum, das Netbase für Ihre individuelle Entwicklung erstellt. Netbase-produktisierte Module und Business Division-Produkte werden lizenziert, nicht übertragen. Ihre Daten bleiben exportierbar, und dokumentierte APIs ermöglichen es Ihnen, jeden Teil später zu ändern.
Technologien, mit denen wir entwickeln
Branchenvarianten und Anwendungsfälle
Professional Services
Agenturen und Beratungsunternehmen, die Leads in Angebote, unterzeichnete Leistungsumfänge und Projekte umwandeln; siehe Professional Services.
Professional ServicesB2B-Distributoren und -Hersteller
Angebote mit Kontopreisen, Kreditgenehmigungen und Auftragsübergabe.
Dienstleistungsunternehmen mit hybriden Teams
Deals, die durch eine Mischung aus eigenem Personal und externen Spezialisten abgewickelt werden.
Abonnement- und Vertragsunternehmen
Verlängerungen, Upgrades und Rechnungsstellung durch Vertragsdaten gesteuert.
Arbeitsnachweis: Cloodo Workspace
Cloodo ist eine der Netbase Business Divisions, neben CMSmart, Printcart, Poslor und Storelly. Es ist ein KI-gestützter digitaler Arbeitsplatz für Unternehmensprofile, Services, Projekte und Teamzusammenarbeit, der interne Mitarbeiter und ausgelagerte Spezialisten in einem hybriden Workspace verbindet. Netbase hat es entworfen, gebaut und betreibt es – und in Cloodo wird ein verkaufter Service zu einem verfolgbaren Projekt: die gleiche Bewegung vom kommerziellen Datensatz zur Lieferung, die diese Lösung automatisiert.
Für Cloodo werden keine Nutzungs-, Umsatz- oder Verfügbarkeitszahlen veröffentlicht. Lesen Sie den Cloodo Workspace-Eintrag. Für nicht namentlich genannte Kunden hat Netbase auch einen WhatsApp-KI-Chatbot mit CRM-Lead-Erfassung und eine mandantenfähige Cloud-ERP mit CRM und Workflows gebaut. Weitere Projekte finden Sie in unseren Arbeiten.
Es vereint Unternehmensprofile, Leistungsangebote, Projekte, Aufgaben und Teamzusammenarbeit in einem Cloud-Workspace – ergänzt um CRM-, HRM-, Cloud-ERP- und KI-Module, für interne Mitarbeitende und externe Spezialisten gleichermaßen.
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Häufig gestellte Fragen
Nicht immer. Wenn Ihr aktuelles CRM eine nutzbare API hat, können wir darum herum automatisieren; wenn es den Workflow blockiert, bauen wir stattdessen auf der Netbase-CRM-Engine auf.
Überwiegend Regeln, die vorhersehbar und leicht zu prüfen sind. KI fügt Lead-Scoring, Gesprächszusammenfassungen und Chat-Erfassung darüber hinaus hinzu.
Nur für Nachrichtentypen, die Sie ausdrücklich erlauben. Standardmäßig erstellt KI Antworten und Folgenachrichten als Entwürfe, und der Deal-Verantwortliche prüft und sendet sie.
Ihren Admins. Sie ändern Phasen, Vorlagen und Schwellenwerte ohne einen Entwickler.
Dienstleistungen hinter dieser Lösung
KI-gestuetztes ERP- und CRM-Development, verbunden mit Ihrem Commerce
Netbase bietet massgeschneiderte ERP- und CRM-Entwicklung fuer wachsende Unternehmen, damit Vertrieb, Betrieb und Finanzen in Systemen laufen, die zu ihrer tatsaechlichen Arbeitsweise passen, mit ihren eCommerce-Kanaelen verbunden sind und KI fuer Dokumentenerfassung, Prognosen und Vertriebsnachverfolgung nutzen. Wir bauen auf bewaehrten Modulen auf, darunter Smart ERP Light und die Cloodo Workspace-Plattform, und arbeiten mit Paketen wie Odoo und Salesforce, wenn eines bereits passt.
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91 Nguyen Chi Thanh, Dong Da, Hanoi, Vietnam
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